Avis relatif aux appels IA et aux données

1. Vous parlez à une IA et l’appel est enregistré

Au début de l’appel, ClientFlow doit informer verbalement l’appelant qu’il interagit avec une réceptionniste IA et que l’appel est enregistré et transcrit.

2. Ce que l’IA peut faire

• Répondre aux questions à partir des renseignements fournis par l’entreprise.
• Expliquer les horaires, services et procédures configurés.
• Recueillir des coordonnées et le motif d’un appel.
• Prendre un message ou transmettre une demande.
• Transférer un appel vers un humain lorsqu’un numéro et des conditions de transfert ont été configurés.
• Recevoir une demande de rendez-vous. Un rendez-vous n’est présenté comme confirmé que si un système de calendrier compatible est connecté et que la réservation a réussi.

3. Données traitées pendant l’appel

Pour faire fonctionner la conversation, l’audio de l’appel est traité en temps réel, enregistré et transcrit. ClientFlow peut également traiter le numéro de l’appelant, l’heure et la durée de l’appel, le motif de l’appel, les renseignements fournis par l’appelant, un résumé, le résultat d’un transfert et les métadonnées techniques nécessaires au service et à la facturation.

4. Conservation des enregistrements et transcriptions

La période standard de conservation des enregistrements audio et des transcriptions est d’un maximum de 90 jours à compter de la date de l’appel. Les détails supplémentaires sur la conservation et les droits relatifs aux renseignements personnels figurent dans la Politique de confidentialité de ClientFlow.

5. Informations sensibles et urgences

Les appelants ne devraient pas communiquer de mots de passe, de numéros complets de carte bancaire, de codes d’authentification ou d’autres secrets qui ne sont pas nécessaires à leur demande. En cas d’urgence médicale, de danger immédiat, d’activité criminelle en cours ou de toute autre urgence, l’appelant doit utiliser les services d’urgence appropriés plutôt que ClientFlow.

6. Transfert vers un humain

Lorsque l’entreprise a configuré un transfert humain, l’IA peut transférer l’appel selon les horaires et situations définis. Un transfert n’est pas garanti et dépend de la configuration, du réseau et de la disponibilité de la personne ou du numéro de destination.

7. Exactitude et questions sur les données

Une IA peut commettre des erreurs. Pour une information importante, sensible, réglementée ou susceptible d’entraîner une conséquence importante, l’appelant devrait confirmer l’information directement avec l’entreprise ou un représentant humain. Les questions concernant les données traitées par ClientFlow peuvent être envoyées à clientflowsystem.co@gmail.com. Pour une question sur la manière dont l’entreprise cliente utilise les renseignements de ses propres appelants, l’appelant peut également communiquer directement avec cette entreprise.